BELAJAR MICROSOFT OFFICE EXCEL 2016

BELAJAR MICROSOFT OFFICE EXCEL 2016

Yuk mengenal MS Excel 2016 !!!

Jika sebelumnya Anda menggunakan Excel 2010 atau Excel 2013, maka Excel 2016 seharusnya sudah terbiasa. Jika Anda baru menggunakan Excel atau memiliki lebih banyak pengalaman dengan versi yang lama, terlebih dahulu Anda harus meluangkan beberapa waktu untuk mengakrabkan diri dengan antarmuka Excel.

Tapi, sebelum itu sebaiknya kita review dulu apa itu MS Excel ?

Excel adalah program spreadsheet/lembar kerja yang memungkinkan Anda untuk menyimpan, mengatur, dan menganalisis informasi. Meskipun Anda meyakini bahwa Excel hanya digunakan oleh orang-orang tertentu untuk mengolah data yang rumit, namun sebenarnya siapa pun bisa belajar bagaimana memanfaatkan fitur program yang kuat ini. Apakah Anda sedang mengatur anggaran, mengorganisir log pelatihan atau membuat faktur, Excel membuat hal ini mudah dikerjakan dengan berbagai jenis data.

START SCREEN PADA MICROSOFT EXCEL

Semenjak versi excel 2013, microsoft mulai memperkenalkan startscreen atau tampilan awal seperti dibawah ini saat anda pertama kali membuka aplikasi microsoft office excel.

Tampilan start screen ini di bagi dalam 2 panel.

1.      Pada Panel Sebelah kiri akan anda temukan daftar dari file-file excel yang baru kita buka sebelumnya. Pada bagian kiri start screen excel ini juga akan kita temukan sebuah tombol atau menu Open Other workbooks ada ada dibagian bawah panel kiri ini. Menu ini bisa kita fungsikan untuk memilih file simpanan yang akan kita buka jika kita hendak membuka file yang tidak terdapat pada daftar file diatasnya.

2.      Pada Panel sebelah kanan terdapat defaut template yang tersedia pada microsoft excel. Jika tempalte yang kita butuhkan tidak ada, kita bisa menggunakan kotak pencarian pada bagian atas untuk melakukan pencarian template excel dari database yang dimiliki oleh microosft excel secara online.

Untuk membuka file baru klik/pilih pada daftar pertama yang bernama Blank Workbook. Selain memilih template blank workbook kita bisa juga menggunakan shortcut Ctrl + N untuk membuka file kosong baru.

APPLICATION WINDOW PADA EXCEL

Setelah berhasil membuka Blank Workbook maka anda akan mendapatkan tampilan aplikasi yang kurang lebih semacam dibawah ini

Beberapa bagian excel dari tampilan jendela aplikasi excel adalah sebagai berikut:

QUICK ACCES TOOLBAR: Bagian ini memuat Buttons atau tombol-tombol menu umum yang sering kita gunakan. Tombol-tombol ini bisa kita sesuaikan dengan kebutuhan. Secara default Quick Access Toolbar terdiri atas tiga buah button yaitu, Save (untuk menyimpan file atau dokumen yang kita kerjakan), Undo (untuk membatalkan perintah terakhir), dan yang terakhir yaitu Redo (untuk membatalkan Undo atau mengulang kembali perintah yang dibatalkan).

RIBBON: Bagian ini merupakan kumpulan tombol perintah pada microsoft excel yang dikelompokkan dalam bentuk Tab berdasarkan fungsi-fungsinya mulai Home, Insert, Page Layout, Formula, Data, Review, View. dan Tab Developper yang secara default disembunyikan. Pada masing-masing Tab dikelompokkan berdasarkan seri fungsinya. Misal pada Tab Home: Clipboard, Font, Alignment, dan seterusnya.

Bagian-bagian Ribbon Excel

Tabs Menu : Berisi kumpulan tombol yang dikelompokkan sesuai fungsinya. Secara default terdapat Tab Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review dan View. Sedangkan Tab Developper disembunyikan. untuk menampilaknnya kita perlu melakukan pengaturan terlebih dahulu.

Group Menu: Didalam masing-masing Tab tombol dikelompokkan lagi dalam beberapa group. Maisng-masing group dipisahkan dengan Garis vertikal. Pada Tab Page Layout diatas terdapat Group Themes, Pade setup, Scale to fit, Sheet Options dan Arrange.

Command Buttons : Didalam group terdapat beberapa Command Button atau tombol perintah sesuai dengan fungsi masing-masing.

Dialog Box Launcher : Pada beberapa sudut Menu Group terdapat Dialog Box Launcher untuk menampilkan pengaturan lebih lanjut pada masing-masing group yang secra default pengaturan ini tidak ditampilkan.

Tab pada ribbon excel

Ribbon excel dibagi dalam beberapa TAB. Pada masing-masing TAB tersebut tombol-tombol menu dikelompokkan kedalam beberapa group sesuai dengan kedekatan atau kemiripan fungsinya. Sehingga kita akan lebih mudah mencari menu yang kita butuhkan serta menemukan menu terkait lainnya.

Tab-tab pada ribbon excel di bagi dalam beberapa kategori berikut:

TAB File. Tabs ini digunakan untuk mengakses Backstage View. Tidak seperti tab lainnya yang berisi kelompok perintah tertentu. Pada Tab File ini berisi informasi yang terkait dengan file excel yang sedang kita buka serta menu atau tombol option untuk pengaturan excel.

TAB Home. Tab ini adalah tab yang paling sering kita akses saat menggunakan excel. Tab ini tidak hanya berisi tombol perintah yang saling terkait saja namun juga merupakan tabas yang berisi menu-menu perintah pada excel yang paling populer diantaranya terkait dengan pemformatan sel, perataan teks, operasi sel, pencarian data serta fitur shortir dan filtering.

TAB Insert. Jika kita butuh menyisipkan sesuatu kedalam lembar kerja atau worksheet excel disinlah tempat mencari menu perintahnya. Pada tab ini bisa kita temukan tombol perintah untuk menyisipkan chart, tabel, gambar dan lain sebagianya.

TAB Page Layout. Pada bagian ini terdapat tombol-tombol perintah untuk melakukan manipulasi tampilan worksheet excel. Menu-menu pada bagian tab ini kebanyakan merupakan menu yang terkait dengan kegiatan mencetak data (Print out).

TAB Formulas. Semua fungsi (functions) excel yang tersedia dapat ditemukan pada bagian ini. Yang mana masing-masing fungsi excel tersebut dikelompokkan berdasarkan kategori-kategori fungsi tertentu.

TAB Data. Pada Tab Data bisa kita temukan menu untuk melakukan koneksi dengan sumber data dari laur (externak data source) dan yang terkait serta menu shortir dan filtering data.

TAB Review. Pada tab Review bisa kita temukan menu check spelling, menambah komentar serta melakkan proteksi worksheet.

TAB View. Pada tab View kita bisa mengatur opsi tampilan jendela aplikasi excel.

TAB Developer. Secara default Tab developer ini di sembunyikan oleh excel. Menu-menu pada bagian pada dasarnya memang ditujukan untuk pengguna lanjut dan bukan utuk pengguna dasar.

Contextual Tabs. Contextual Tab atau Tool Tabs berisi command button atau tombol perintah yang memang dikhususkan untuk object tertentu saja. dimana masing-masing object akan memiliki isi tombol perintah yang berbeda sesuai object yang sedang kita pilih. Menu tool tabs ini hanya akan muncul saat kita mengaktifkan object tertentu saja. Misalnya Chart Tools, Tabel Tools, Drawing Tools, PivotTable Tools, dsb.

FORMULA BAR: Bagian ini menunjukkan alamat cell yang aktif beserta isinya. Formula bar juga merupakan tempat dimana nanti kita akan menuliskan rumus atau formula excel.

WORKSHEET AREA: Sering disbut juga sebagai Workspace. Berisi kumpulan cell yang diidentifikasi berdasarkan kolom (Column) dengan simbol huruf A, B, C dst. dan baris (Row) dengan simbol angka 1, 2, 3 dst. Didalam cell inilah kita menyusun data-data sesuai kebutuhan.

STATUS BAR: Bagian ini menunjukkan informasi status program Excel yang sedang berjalan.

BACKSTAGE VIEW PADA OFFICE EXCEL

Pada Ribbon terdapat menu File, dimana Menu file ini dalam Mirosoft Office dinamakan Backstage View, tetapi masih banyak user yang menyebutnya dengan tab File. backstage view adalah tampilan belakang layar excel yang berfungsi sebagai management data file excel dan pengaturan aplikasi excel. untuk menuju backstage view anda dapat klik tab File dan tampilanya sebagai berikut.

Pada backstage view terdapat menu yang berkaitan dengan data file excel. pada menu info berisi informasi property dan meta data dari file excel yang sedang dibuka. untuk lebih jelasnya bukalah salah satu file excel yang kita punya kemudian kita lihat informasinya. kita dapat melihat histori file tersebut contohnya siapa pembuat/authornya, siapa yang memodifikasi, kapan file ini dibuat dan kapan file ini di modifikasi dan berapa ukurannya.

Setelah kalian mengetahui bagian bagian dari MS Exel, berikut adalah lankah-langkah dasar mengoperasikan MS Excel:

1.      MEMBUAT DAN MENYIMPAN FILE BARU

Bagi anda yang baru saja memulai menggunakan Ms Excel silahkan klik 2kali icon Ms Excel pada desktop atau telusuri di program menu untuk memulai, jika anda menemui Ms Excel dalam keadaan terbuka silahkan tekan tombol Ctrl + N pada keyboard atau klik menu File => New dan pilih Blank workbook maka akan terbuka jendela baru.

Kemudian untuk menyimpannya tekan tombol Ctrl + S, kemudian silahkan pilih direktori tempat penyimapannya, pada Ms Excel dibawah 2016 secara default biasanya file akan tersimpan pada folder documends, setelah anda menentukan direktori berinama pada file anda pada bagian File name agar anda lebih mudah mengenali pada saat akan membuka dikemudian hari, lalu klik Save untuk menyimpan.

1.      MENGATUR LEBAR KOLOM ATAU BARIS

Untuk mengatur lebar kolom dan tinggi baris cukup mudah jika mengubahnya hanya satu kolom atau baris, tinggal klik dan drag kiri-kanan pada garis diantara huruf bagian atas untuk kolom atau klik dan drag naik-turun pada garis diantara angka, perhatikan saat megarahkan ke garis tersebut pastikan kursor berubah menjadi tanda panah berwarna hitam.

Sedangkan untuk mengatur beberapa kolom atau baris caranya:

Untuk kolom : pilih beberapa kolom yang akan anda atur lebarnya, caranya tekan alt > H>O>W pada keyboard atau klik Format pada tab Home dan klik lagi pada Column Width, kemudian isikan angka sesuai dengan kebutuhan anda.

Untuk baris : hampir sama seperti mengatur kolom, cuma bedanya pilih alt > H>O>H pada keyboard atau klik Format pada tab Home dan klik lagi pada Row Width, kemudian isikan angka sesuai dengan kebutuhan anda, perhatikan gambar dibawah

2.      MEMBUAT GARIS KOLOM DAN BARIS

Membuat garis dan kolom anda hanya perlu melakukan seleksi cell yang akan diberi garis dan kolom, kemudian pada tab Home pilih dan klik model gari yang ingin anda buat seperti gambar dibawah ini.

1.      MENGGABUNGKAN KOLOM ATAU BARIS

Terkadang kita ingin membuat tulisan agak panjang, misalnya sebagai judul jika diletakkan dalam sebuah cell akan kesulitan untuk mebuat simetris terhadap kolom-kolom dibawahnya, untuk membuatnya terlihat cantik anda dapat memanfaatkan merge cells, cara adalah pilih beberapa cell sesuai kebutuhan anda, pada tab Home di grup Alignment klik Merge & Center maka akan seluruh cell yang anda pilih tadinya akan menjadi satu.

1.      MEMBUAT NOMOR URUT

Ketika akan membuat penomoran anda bisa saja mengetiknya satu persatu, lantas bagaimana jika harus membuat 500 nomor? kira-kira membutuhkan waktu berapa lama hanya untuk mengetik nomor hehe, cara sederhananya anda tinggal mengetikan anga 1 pada cell pertama dan angka 2 pada cell berikutnya (berlaku untuk kolom dan baris ya) kemudian blok dua cell yang berisi angka 1 dan 2 tadi, arahkan kursor anda ke sudut kanan bawah cell sehingga kursor berubah menjadi tanda plus warna hitam lalu klik dan drag kebawah atau kesamping.

2.      MENGGATUR FONT

Pada contoh ini megatur font dilakukan secara keseluruhan, caranya anda tinggal klik disudut kiri atas pada lembar kerja anda, maka semua cell akan terseleksi, baru kemudian anda dapat mengatur font dengan mudah melalui tab Home pada grup Font, anda dapat mengatur jenis, besar, tebal, miring, garis bawah dan lainnya.

1.      MENGGANTI NAMA Sheet1

Kenapa perlu menggati nama Sheet? ya karena jika anda bekerja dalam satu file atau workbook dengan banyak Sheet atau lembar kerja, anda akan dengan mudah mengenalinya, caranya adalah dengan cara klik kanan pada Sheet1 lalu pilih Rename atau klik 2kali pada tulisan Sheet1 lalu gantu namanya sesuai kebutuhan  anda.

2.      MENGATUR LEMBAR KERJA

Setelah anda membuat tugas sederhana ini, jika nantinya ingin di cetak anda perlu mengatur tataletaknya agar terlihat cantik dipandang mata, hal ini anda dapat atur pada tab Page Layout di grup Page Setup. Pada bagian ini anda dapat mengatur ukuran kertas, skala tampilan, margin, posisi dan berapa hal lain dan nanti kita akan bahas dibagian berikutnya.

Terakhir jangan lupa menekan tombol Ctrl+S untuk menyimpan hasil kerja anda.

Apa saja rumus-rumus dasar yang ada dalam Microsoft Excel?

·         SUM. Rumus Sum digunakan untuk melakukan penambahan data yang bersifat angka. Cara ini efektif apabila data yang ingin dijumlahkan merupakan data dengan jumlah yang banyak. Cara menulisnya adalah: =SUM(Sel awal:Sel akhir)

·         PRODUCT. Fungsi Product mengalikan semua angka dalam cel dan mengembalikan hasil kali. misalnya, jika sel a1 dan a2 berisi angka, anda dapat menggunakan rumus =product(a1, a2) untuk mengalikan dua angka itu. anda juga dapat melakukan operasi yang sama dengan menggunakan operator matematika perkalian (*); misalnya, =a1 * a2. Cara menulisnya adalah: =PRODUCT(Sel Awal:Sel Akhir).

·         AVERAGE. Fungsi Average berguna untuk mencari rata-rata dalam kumpulan data nominal. Cara menulisnya adalah: =AVERAGE(Sel Awal:Sel Akhir)

·         MAX. Merupakan rumus yang digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data. Cara menulisnya adalah: =MAX(Sel Awal:Sel Akhir)

·         MIN. Merupakan rumus yang digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data. Cara menulisnya adalah: =MIN(Sel Awal:Sel Akhir)

·         IF. Fungsi IF memungkinkan Anda untuk membuat perbandingan logis antara nilai dan apa yang diharapkan dengan menguji parameter dan mengembalikan hasil jika True atau False. Cara menulisnya adalah: =IF(Parameter yang diharapkan, Perintah untuk kondisi benar, Perintah untuk kondisi Salah)

Refrensi:
https://www.kelasexcel.id/2014/06/user-interface-excel.html
https://www.blogon.id/2017/09/belajar-ms-excel-untuk-pemula-bagian-1.html?m=1
https://www.google.com/amp/s/amp.tirto.id/rumus-rumus-dasar-microsoft-excel-bagi-pemula-eeaL